Política de privacidade

Política de Privacidade e Proteção de Dados

CARLOS ROBERTO RODRIGUES PINTO, Oficial do Primeiro Registro de Imóveis e Anexos de Santo André (SP), no uso de suas atribuições legais,

RESOLVE:

Art. 1º. Instituir a Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais - PPPDP do Primeiro Registro de Imóveis e Anexos de Santo André (SP).

§1°. A Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais do Primeiro Registro de Imóveis e Anexos de Santo André (SP) foi elaboradora em consonância e atenção às seguintes normas:

• Lei n. 13.709/2018 - Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (“LGPD”);
• Art. 236 da Constituição Federal;
• Lei 6.015/1973 – Lei de Registros Públicos (“LRP”);
• Lei 8.935/1994 - Regulamenta o art. 236 da Constituição Federal;
• Lei n. 12.965/2014 - Lei do Marco Civil da Internet;
• Provimento CNJ 74/2018;
• Provimento CNJ 89/2019;
• Provimento CG n. 23/2020, que inclui a Seção VIII, do Cap. XIII, das Normas de Serviços dos Cartórios Extrajudiciais (“NSCGJSP”), expedidas pela Egrégia Corregedoria Geral de Justiça de SP;
• Normas técnicas de boas práticas de governança de dados e segurança da informação, tais como NBR ABNT ISO/IEC 29100, ABNT NBR ISO/IEC 27001:2013, ABNT NBR ISO/IEC 27701:2019, ABNT NBR ISO/IEC 27005:2011;

§2º. A Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais será administrada pelo Encarregado de Proteção de Dados, com suporte do Comitê Gestor de Segurança da Informação – CGSI, ambos nomeados pelo Oficial.

Escopo

Art.2º. Esta Política regula a proteção de dados pessoais em todas as operações de tratamento realizadas pelo Primeiro Registro de Imóveis e Anexos de Santo André (SP), a que se referem ao art. 236 da Constituição Federal, a Lei 6.015/1973 e a Lei 8.935/1994 e nas suas atividades administrativas. 

§1°. Esta Política atribui as responsabilidades para todos os colaboradores e prestadores de serviços da serventia para proteção de dados pessoais e informações sensíveis.

§2°. Esta política deve ser revisada pelo CGSI com periodicidade anual máxima, ou em período inferior quando houver necessidade de aprimoramento ou adoção de alterações, segundo sugerido pelo Encarregado de Proteção de Dados da Organização, ou na ocorrência de uma das seguintes hipóteses:

1. Edição ou alteração substancial de leis e/ou regulamentos relacionados;
2. Mudanças significativas de tecnologia na organização da serventia;
3. Análises de risco em Relatório de Impacto de Proteção de Dados Pessoais que indique a necessidade de modificação no documento para readequação da organização visando a prevenir ou mitigar riscos relevantes.

§3º. As disposições desta Política se referem a dados pessoais contidos em qualquer suporte, seja eletrônico ou não.

Do objetivo

Art. 3º. O objetivo desta Política é de definir e divulgar as regras de tratamento de dados pessoais pelo Primeiro Registro de Imóveis e Anexos de Santo André (SP), em consonância com a legislação aplicável e com os regulamentos e orientações do Conselho Nacional de Justiça, da Corregedoria Geral de Justiça de São Paulo, do Conselho Nacional de Proteção de Dados Pessoais e de demais autoridades competentes, respeitando-se não apenas as normas de proteção de dados, mas também a privacidade dos clientes e demais partes envolvidas. 

Parágrafo Único. Esta Política provê diretrizes para a atuação do Encarregado designado pelo Oficial do Primeiro Registro de Imóveis e Anexos de Santo André (SP), sem prejuízo das constantes da Lei 13.709/2018 e demais normas aplicáveis.

Dos Termos e Definições

Art. 4º. Os termos, expressões e definições utilizados nesta Política serão aqueles conceituados na Lei 13.709/2018 (LGPD), principalmente descritos em seu art. 5º, e no Prov. CG n. 23/2020.

Dos Princípios

Art. 5º. A aplicação desta Política será pautada pelo dever de boa-fé e pela observância dos princípios previstos no art. 6º da LGPD, a saber: finalidade, adequação, necessidade, livre acesso, qualidade dos dados, transparência, segurança, prevenção, não discriminação e responsabilização e prestação de contas, dentro dos seguintes parâmetros:

1. Os dados pessoais e/ou sensíveis do titular devem ser processados de forma legal, justa e transparente em relação aos seus titulares.
2. Devem ser coletados para fins específicos, explícitos e legítimos e não processados posteriormente de maneira incompatível com esses objetivos.
3. O tratamento posterior para fins de arquivo no interesse público, para fins de investigação científica ou histórica ou para fins estatísticos não é considerado incompatível com os fins iniciais.
4. Devem estar adequados, relevantes e limitados ao uso necessário e em relação aos fins para os quais são destinados e/ou processados.
5. Quando solicitado pelo titular e/ou quando necessário, os dados devem ser atualizados, desde que para tanto a lei não preveja procedimento próprio (retificação de registro). Todas as medidas razoáveis devem ser tomadas para garantir que os dados pessoais imprecisos sejam apagados e/ou retificados no tempo hábil e determinado pelo titular, observando os fins de destino para os quais os dados são armazenados, retidos e/ou processados, desde que não haja vedação legal.
6. Devem ser processados de maneira que garanta a segurança apropriada dos dados pessoais, incluindo proteção contra processamento não autorizado ou ilegal e contra perda, destruição ou dano acidental, usando medidas técnicas ou organizacionais apropriadas.

Do Tratamento de Dados Pessoais

Art. 6º. O tratamento de dados pessoais destinado à prática dos atos inerentes ao exercício dos respectivos ofícios será promovido de forma a atender à finalidade da prestação do serviço, na persecução do interesse público, e com os objetivos de executar as competências e atribuições legais e normativas dos serviços públicos delegados.

§1º. De acordo com as NSCGJSP, consideram-se inerentes ao exercício dos ofícios os atos praticados nos livros mantidos por força de previsão nas legislações específicas, incluídos os atos de inscrição, transcrição, registro, averbação, anotação, as comunicações para unidades distintas, visando as anotações nos livros e atos nelas mantidos; os atos praticados para a escrituração de livros previstos em normas administrativas; as informações e certidões; os atos de comunicação e informação para órgãos públicos e para centrais de serviços eletrônicos compartilhados que decorrerem de previsão legal ou normativa.

§2°. Eventuais atividades de tratamento distintas das realizadas para atendimento de obrigações legais e normativas somente serão realizadas em sendo necessárias ou requeridas pelos próprios titulares de dados, desde que legalmente possíveis, respeitados todos os princípios previstos na Lei 13.709/2018, mediante enquadramento em uma das bases legais previstas em seu Art. 7°, 11 ou 14, observadas as particularidades de cada uma de suas espécies.

Art. 7º. Os dados pessoais tratados de titulares clientes da serventia são:

1. Protegidos por procedimentos internos, com trilhas de auditoria para registrar autorizações, utilização, impactos e violações;
2. Mantidos disponíveis, adequados e pertinentes por tempo indeterminado, visando garantir a publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos, em atendimento ao art. 1º da Lei 8.935/1994 e da Lei 6.015/1973, observando-se, no que for cabível, o disposto no Provimento 50/2015 do CNJ;
3. Compartilhados somente para o exercício das funções registrais, para envio de comunicações obrigatórias aos órgãos públicos e privados, conforme estabelecido pela legislação.

Art. 8. Para os fins de tratamento de dados realizados no cumprimento de suas obrigações legais e normativas, no exercício de sua função pública, são coletados os seguintes dados dos titulares: nome completo, nacionalidade, estado civil, RG, CPF, profissão e endereço, fazendo-se, de igual forma, como o respectivo cônjuge ou companheiro, se o caso.

Parágrafo Único. Outros dados pessoais podem ser coletados, a depender das exigências contidas na legislação correspondente.

Das Formas de Coleta e Tratamento

Art. 9. A coleta dos dados pessoais será realizada por qualquer preposto que atue na recepção ou tramitação de títulos e demais documentos para a prática de atos de registros, averbações ou informações, podendo se dar de forma pessoal ou remota, por meio físico ou digital.

§1°. Os dados coletados são lançados nos softwares utilizados pela Serventia para a prática dos serviços registrais delegados, tendo cada colaborador, previamente cadastrado e autorizado, acesso controlado, dividido em níveis, garantindo, assim, a segurança dos dados.

§2°. O tratamento de dados consistirá na atividade que vise o arquivamento, armazenamento, acesso, coleta, recepção e transmissão apenas de dados necessários para atendimento do princípio da publicidade registral, com fulcro na Lei de Registros Públicos (Lei 6.015/1973), na LGPD (Lei 13.709/2019), na Lei de Prevenção à Lavagem de Dinheiro (Leis 9.613/98), no Provimento CG 23/2020 e demais atos normativos que regem o assunto e as atividades registrais.

§3°. O tratamento de dados pessoais sensíveis destinar-se-á à prática dos atos inerentes ao exercício deste ofício registral, para cumprimento de obrigação legal ou normativa, na forma como prevê o artigo 11, II, “a” da LGPD e item 131 do Provimento CGJ nº 23/2020.

Art. 10. Exceção feita ao campo indicado para “Contato”, e aos cookies estritamente essenciais, o Primeiro Registro de Imóveis e Anexos de Santo André não realiza coleta de dados em seu sítio eletrônico.

Parágrafo Único. Os dados coletados no campo “Contato” do site são armazenados apenas pelo tempo necessário ao atendimento da solicitação, após o que são descartados.

Dos Agentes de Tratamento de Dados Pessoais

Art. 11. O titular responsável pela delegação é o Controlador dos dados pessoais por ele tratados, nos termos das suas competências legais e institucionais, e no emprego de boas práticas de governança e de segurança.

Art. 12. São operadores os prestadores terceirizados de serviços técnicos, contratados pelo Primeiro Registro de Imóveis e Anexos de Santo André (SP), para cumprimento de suas obrigações delegadas, contratuais, legais ou normativas. 

Parágrafo Único. Os operadores de dados do Primeiro Registro de Imóveis e Anexos de Santo André (SP) mantêm, com o Controlador, termos de tratamento de dados e responsabilidade, obrigando-se, mas não se limitando a: 

1. Apresentar evidências e garantias suficientes de que aplica adequado conjunto de medidas técnicas e administrativas de segurança, para a proteção dos dados pessoais, segundo a legislação, os instrumentos contratuais e de compromissos;
2. Manter os registros de tratamento de dados pessoais que realizar, com condições de rastreabilidade e de prova eletrônica a qualquer tempo;
3. Seguir fielmente as diretrizes e instruções transmitidas pelo Encarregado e pelo Controlador;
4. Facultar acesso a dados pessoais somente para o pessoal autorizado que tenha estrita necessidade respectiva e que tenha assumido compromisso formal de preservar a confidencialidade e segurança de tais dados, devendo tal compromisso estar disponível em caráter permanente para exibição ao Encarregado e Controlador, mediante solicitação;
5. Permitir a realização de auditorias, incluindo inspeções do Encarregado, do Controlador, e/ou de auditor independente por eles autorizado, e disponibilizar toda a informação necessária para demonstrar o cumprimento das obrigações estabelecidas;
6. Comunicar formalmente e de imediato ao Encarregado e ao Controlador a ocorrência de qualquer risco, ameaça ou incidente de segurança que possa acarretar comprometimento ou dano potencial ou efetivo a Titular de dados pessoais, evitando atrasos por conta de verificações ou inspeções;
7. Descartar de forma irrecuperável, ou devolver para o Encarregado e Controlador todos os dados pessoais e as cópias existentes, após a satisfação da finalidade respectiva ou o encerramento do tratamento por decurso de prazo ou por extinção de vínculo legal ou contratual.

Art. 13. O Encarregado pelo tratamento de dados pessoais é pessoa designada por Portaria interna específica, estando devidamente identificado no sítio eletrônico da serventia, e atenderá a quaisquer contatos, nos termos da lei, pelo endereço eletrônico lgpd@prisa.com.br .

Art. 14. O Primeiro Registro de Imóveis e Anexos de Santo André (SP) poderá padronizar modelos de comunicação para utilização pelo Encarregado no atendimento de solicitações ou dúvidas de Titulares de dados pessoais, e demais procedimentos organizacionais, visando a assegurar a celeridade necessária para cumprimento de prazos legais de atendimentos.

Dos Direitos do Titular

Art. 15. O Primeiro Registro de Imóveis e Anexos de Santo André (SP) zela para que o Titular do dado pessoal possa usufruir dos direitos assegurados pela Lei 13.709/2018 (LGPD), sendo que o tratamento de dados pessoais na serventia é realizado de forma transparente, lícita e justa, mantendo o registro das atividades, conforme determinação legal.

§1º. Os titulares dos dados têm o direito de exercer seus direitos garantidos pela Lei 13.709/2018(LGPD), nos limites em que não conflitarem com o disposto em procedimentos previstos em lei específica.

§2º. Para que os titulares dos dados pessoais exerçam seus direitos, devem entrar em contato com o encarregado de Proteção de Dados pelo endereço eletrônico lgpd@prisa.com.br, ou por intermédio de eventual formulário disponibilizado em seu sítio eletrônico, sendo que o encarregado responderá à solicitação dos titulares dos dados no prazo legalmente determinado.

Da Emissão de Certidões e Informações e do Compartilhamento de Dados Pessoais

Art. 16. A publicidade dos atos registrados é própria da natureza dos serviços prestados pelos Registros Públicos, e qualquer pessoa pode requerer certidão sem informar ao oficial ou ao funcionário o motivo ou interesse do pedido, exceto quando tratar-se de: 1) requisição de certidões e/ou informações em bloco (ou agrupadas), 2) segundo critérios não usuais de pesquisa ou, ainda, 3) restritas aos indicadores e índices envolvendo titulares de dados pessoais, hipóteses nas quais será exigido o fornecimento, por escrito, da identificação do solicitante e da finalidade da solicitação, devendo esta ser analisada pelo Oficial e/ou Substituto legal.

Parágrafo Único. Serão negadas, por meio de nota fundamentada, as solicitações de certidões e informações formuladas em bloco, relativas a registros e atos notariais relativos ao mesmo titular de dados pessoais ou a titulares distintos, quando as circunstâncias da solicitação indicarem a finalidade de tratamento de dados pessoais, pelo solicitante ou outrem, de forma contrária aos objetivos, fundamentos e princípios da LGPD.

Art. 17. Em decorrência de previsão legal e normativa, os dados pessoais são compartilhados a determinados órgãos públicos, ao ONR – Operador Nacional do Registro e às Centrais de Serviços Eletrônicos Compartilhados, respeitados os direitos à privacidade, à proteção dos dados pessoais e ao sigilo das comunicações.

Art. 18. As informações que coletamos ou armazenamos não serão processadas e transferidas para outros países.

Das Boas Práticas de Segurança da Informação

Art. 19. O Primeiro Registro de Imóveis e Anexos de Santo André (SP) dispõe de uma Política de Segurança da Informação, em conformidade com o Provimento CNJ n.74/2018, que especifica e determina a adoção de um conjunto de medidas técnicas e administrativas de segurança para a proteção de dados pessoais contra acessos não autorizados e situações acidentais ou incidentes culposos ou dolosos de destruição, perda, adulteração, compartilhamento indevido ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito.

Parágrafo único. Embora esta serventia recorra à organização interna e à assessoria externa que seguem padrões e critérios nacionais e internacionais geralmente aceitos, tal precaução não implica em garantia contra a possibilidade de incidentes de segurança ou de violação da proteção de dados pessoais, haja vista, sobretudo, a contínua diversificação dos riscos cibernéticos.

Art. 20. O Primeiro Registro de Imóveis e Anexos de Santo André (SP) adota boas práticas e governança capazes de inspirar comportamentos adequados e de mitigar os riscos de comprometimento de dados pessoais.

Parágrafo único. As boas práticas adotadas de proteção de dados pessoais e a governança implantada deverão ser objeto de campanhas informativas na esfera interna do Primeiro Registro de Imóveis e Anexos de Santo André (SP) e em seu sítio eletrônico, visando a disseminar cultura protetiva, com conscientização e sensibilização dos interessados.

Art. 21. O Encarregado deverá manter o Oficial e seu Substituto Legal a par de aspectos e fatos significativos e de interesse para conhecimento pelas instâncias respectivas.

Art. 22. Independentemente da revisão ou atualização desta Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais, deverá ser elaborado, com periodicidade anual mínima, Relatório de Impacto de Proteção de Dados Pessoais, identificando vulnerabilidades e respectivos Planos de Ação.

Da Fiscalização e Resposta de Incidentes

Art. 23. O Encarregado, deverá definir, em conjunto com o CGSI, ad referendum do Oficial do Primeiro Registro de Imóveis e Anexos de Santo André (SP), os procedimentos e mecanismos de fiscalização do cumprimento desta Política.

Art. 24. A inobservância da presente Política de Proteção de Dados Pessoais acarretará a apuração das responsabilidades internas e externas previstas nas normas internas do Primeiro Registro de Imóveis e Anexos de Santo André (SP) e na legislação em vigor, podendo haver responsabilização penal, civil e administrativa.

Art. 25. Quando a serventia verificar uma violação de dados pessoais, suspeita ou real, o encarregado de proteção de dados (DPO) deve realizar uma investigação interna e tomar medidas corretivas adequadas em tempo hábil, de acordo com o disposto em Plano de Resposta de Incidentes com Dados Pessoais.

Da Proteção de Dados Pessoais dos Prepostos, Fornecedores e Terceiros Contratados

Art. 26. A proteção de dados pessoais de prepostos (auxiliares e escreventes), bem como fornecedores e terceiros contratados, deverá observar as condições determinadas pela Lei 13.709/2018, legislação laboral, o Conselho Nacional de Justiça, pela Corregedoria Geral de Justiça de SP, Autoridade Nacional de Proteção de Dados, na forma da legislação e regulamentação vigentes.

Art. 27. Esta Portaria entra em vigor nesta data.

Santo André (SP), 27 de maio de 2021.

Carlos Roberto Rodrigues Pinto

Oficial do Primeiro Registro de Imóveis e Anexos de Santo André (SP)